Доверяй, но проверяй!
Бухгалтерия любого, даже самого маленького предприятия, нуждается в неусыпном контроле руководителя. Бухгалтерия – это деньги. А там, где деньги, всегда может возникнуть соблазн ими воспользоваться в личных целях. Итак, ни бухгалтерского, ни экономического образования у вас нет. Как же проверить, до конца ли честен ваш любимый бухгалтер? На самом деле, это не так уж и сложно.
Начнем сегодняшний увлекательный рассказ с того, где и как можно украсть. Ведь предупрежден – значит вооружен.
Касса
Если на вашем предприятии поступление наличных денежных средств регулярное (например, розница, услуги населению), у персонала возникает огромный соблазн время от времени не пробивать кассовый чек и складывать ваши денежки в собственный карман. При этом нехватка товара легко компенсируется усушкой, утруской и актами списания некачественных продуктов. Оказание «левых» услуг доказать вообще практически не возможно.
Кроме того, выписать наличные «под отчет» на «хознужды» для бухгалтера не составляет никакого труда. Не будете же вы каждый раз проверять, сколько рулонов туалетной бумаги или карандашей реально «доехало» до предприятия. Это, конечно же, мелочи... Но! За год может получиться довольно внушительная сумма.
Банк
На первый взгляд, при расчетах через банк украсть у предприятия деньги практически не возможно. Ведь каждая операция фиксируется отдельным документом. Но подождите радоваться!
Популярная ныне система «банк-клиент» позволяет отправлять платежные поручения и без ведома руководителя. Особенно, если вы часто в командировке. Много, конечно же, красть не будут. Но пару раз «отремонтировать» компьютер или «проконсультироваться» по вопросам налогообложения могут запросто.
Поставщики
Вопрос с оплатами поставщикам – отдельная тема. И если ваша МарьВанна постоянно настаивает на оплате в первую очередь именно этого поставщика, а при разговорах о его замене на другого, на ваш взгляд, более выгодного, меняется в лице и судорожно хватается за сердце, можете не сомневаться: она процентов на 99 имеет от него так называемый «откат». Все бы ничего, ведь это он ей платит деньги. Вы, вроде бы, и не страдаете. Но страдают экономические интересы предприятия и, как следствие, снижается его рентабельность.
Должники
Деньги, оказывается, можно делать и на тех, кто должен вам. Особенно если у вас достаточное количество контрагентов (например, мелкооптовая торговля) и практикуется так называемая «отсрочка» платежа. Естественно, удерживать в своей голове сроки оплаты по всем должникам руководителю не реально.
Бухгалтер же, за отдельную плату от них, может скромно молчать о том, что вашими законными деньгами продолжают пользоваться другие люди.
Ученье – свет, а иногда и неплохой доход
Ваш бухгалтер очень любит учиться? Он прямо так и настаивает, что должен посещать все предлагаемые курсы и семинары? Стоит пару раз проверить, а действительно ли он присутствует на заявленных курсах?
Или деньги выплачены вами за то, что он спокойно отдыхает в это время дома, предварительно разделив, с так называемыми организаторами, «плату за обучение»?
Ремонт ремонту рознь
Строительство и ремонт помещения, ремонт оборудования и оргтехники, автомобиля. Любую смету, прежде чем она дойдет до вас, подписывает ваш бухгалтер. Поэтому – смотрите внимательно. Вам нужны 105 квадратных метров линолеума или достаточно 98? И масло в автомобиле менять чаще, чем раз в год, также не требуется.
Это далеко не полный перечень того, что может сделать бухгалтер для повышения собственного благосостояния за ваш счет.
Как с этим бороться?
Проверять и контролировать своего бухгалтера можно и нужно. Причем делать это в большинстве случаев не сложно.
Развитие техники значительно облегчило контроль за сотрудниками в период отсутствия руководителя. Установленные видеокамеры в торговом зале и в бухгалтерии значительно снижают риск провода денег «мимо кассы». Можно еще и прослушивающее устройство поставить. Но это – на любителя.
Кроме этого, всегда внимательно изучайте то, что вам принесли на подпись. Если что-то не ясно – задавайте вопросы, не боясь показаться глупым. Это ваше предприятие и вы имеете право знать, почему именно эта цифра стоит именно в этой графе, откуда она взялась и какими документами подтверждена.
Заведите правило, что ни одна копейка не должна уходить с расчетного счета или из кассы без вашего ведома. Даже если вы в командировке и абсолютно недоступны. При этом бухгалтер станет более собранным, заранее начнет планировать предстоящие платежи и расходы.
Еженедельно просите своего у бухгалтера отчеты о задолженностях, как ваших, так и вам, со сроками погашения. Только вы можете решать, кому заплатить в первую очередь.
И еще один важный момент, которому стоит научиться – чтение бухгалтерского баланса. Но об этом мы поговорим в следующий раз.
Если руководитель предприятия сомневается в профессионализме или честности своего бухгалтера, а проверки, выполненные своими силами, не помогли прояснить ситуацию, то можно воспользоваться услугами независимых аудиторов. Такой способ является одним из самых надежных, ведь делом займутся профессионалы.
Но аудиторская проверка касается только «белого» учета. Неофициальная деятельность предприятия, естественно, останется за пределами внимания аудиторов.