Сопровождение бизнеса
Говорят, что для успешного бизнеса нужны три вещи: идея, деньги, работоспособность. Но на деле начинающего предпринимателя сразу же начинают одолевать так называемые организационные вопросы.
Рабочее помещение
Офис – это лицо компании. Выгодное и удобное расположение офиса говорит об успешности компании, ее эффективной деятельности. Кроме того, возможность быстро и удобно добраться до офиса – это проявление уважения к сотрудникам и клиентам. Даже высокой зарплатой порой трудно заманить работников, не обладающих личным автомобилем, на промышленные окраины города. А уж клиентов и подавно.
Если вы располагаете средствами, позволяющими снять офис с отдельным входом, – отлично. А если вам удобнее расположиться в торгово-офисном центре, то непременно позаботьтесь, чтобы вас было легко найти: развесьте по пути опознавательные знаки, указатели, позаботьтесь о табличке с названием компании.
В настоящее время средняя стоимость аренды офиса в Ижевске составляет 350-600 рублей за кв. м. Однако выбирая помещение, смотрите не только на стоимость, но и на другие факторы: не располагаются ли поблизости от вашего будущего офиса ваши конкуренты, где можно поблизости пообедать, как далеко находятся «удобства», а также включена ли в аренду стоимость телефонии и Интернета, аренда мебели. Снимая офис на лето, позаботьтесь о наличии кондиционера. Кроме того, если предъявить арендатору список найденных вами недостатков, вы вполне можете договориться о скидках.
Если сотрудников немного, то снимать помещение с отдельным кабинетом для руководителя на первых порах нет особого смысла, кроме лишних расходов вам это ничего не даст. Отделить рабочее место руководителя можно с помощью шкафов, ширм, подиума, гипсокартонных перегородок. Эффект отдельного кабинета вы получите, при этом сэкономите и будете в курсе происходящего в вашем офисе.
При расчете площади, необходимой для офиса, следует учитывать как планируемое количество метров, так и некоторый резерв для возможного расширения. Нормирование рабочих мест сотрудников осуществляется ГОСТами и прочими нормативными актами, определяющими санитарные условия труда. Сегодня отечественные и зарубежные стандарты в этой области уже почти сравнялись, но площадь, планируемая для работы одного сотрудника, напрямую зависит от занимаемой должности. Обыкновенный офисный клерк может рассчитывать на 5-6 кв. м. (за рубежом – до 8 кв. м.), руководителю полагается больше – 15-20 кв. м. Рабочее пространство сотрудника, помимо прочего, зависит и от выполняемого им вида деятельности.
Офисная мебель
Часто офисные помещения напоминают «солянку» из разных комплектов мебели. Конечно, солидности компании это не прибавляет. Сэкономить время и силы можно, заказав готовый комплект, тем более что большинство предприятий, занимающихся изготовлением и продажей мебели, предоставляют скидки при заказе комплектов. Прежде всего вам необходимо знать исходные параметры: размеры помещения, количество сотрудников, предполагаемое число посетителей и, конечно, сумму, которую вы готовы потратить на мебель.
Первый параметр мебели – ее качество. Оно зависит не от страны производства, а от того, сколько денег производитель вложил в производство. Поэтому хорошая мебель может быть и украинской, и российской, и малазийской, и итальянской, и конечно, ижевской. Качество – показатель комплексный и складывается из соответствия нескольким основным требованиям. Мебель должна быть удобной и конструктивно продуманной. В ней должны присутствовать все элементы, необходимые в офисе. Узнайте, есть ли в данной серии то, что может понадобиться вам не только сегодня, но и позже. Бывало, что, столкнувшись с необходимостью расширения офиса, клиент с удивлением узнавал об отсутствии в данной серии шкафов для одежды.
Разнообразие элементов должно обеспечить встраивание мебели в любое помещение. Мебель должна обеспечивать различные конфигурации рабочих мест. На российском рынке существуют серии с количеством элементов 100-120 единиц. Желательно найти именно такую серию.
Мебель должна быть долговечной. Это пригодится вам и в том случае, если через какое-то время вы захотите ее сменить (ее можно будет продать) или переехать в другое помещение. На долговечность мебели влияет материал и покрытие основы, его сопротивление внешним воздействиям.
Канцтовары и оргтехника
Без компьютеров, принтеров, канцтоваров никак не обойтись. Эксперты советуют закупать канцтовары не от случая к случаю в магазине у дома, а заказывать в специализированной компании, которая не только избавит вас от хлопот с покупкой, доставив все к вам в офис, но и предоставит солидную скидку, особенно если вы будете постоянно пользоваться услугами именно этой компании.
Стоимость компьютеров слагается из стоимости его составляющих и отличается уникальным разнообразием. Даже крупные фирмы практически собирают компьютер в соответствии с требованиями покупателя, а от этого зависит и конечная цена. Однако существование более или менее стандартных конфигураций позволяет проследить ценовую разницу.
Самая дорогая деталь компьютера – монитор, и экономить на нем не следует, поскольку от него напрямую зависит состояние вашего зрения. Самые лучшие мониторы – жидкокристаллические, от них глаза не устают и не болят.
Времена, когда принтер, сканер и ксерокс занимали половину офиса, давно прошли. В настоящее время на рынке представлено множество моделей, которые совмещают в себе все три функции, что является настоящей находкой для офисов малых предприятий.
Последнее в списке, но не по важности приобретение: источник бесперебойного питания UPS. Перепады напряжения в наших электросетях породили леденящие кровь в жилах легенды о том, как сгорали процессоры, вспыхивали мониторы и начисто стиралось содержимое жесткого диска. Источник бесперебойного питания позволит предохранить компьютер от потери информации.
Интернет и телефон
Если раньше у предпринимателей не было особого выбора при подключении услуг интернет-связи и телефона, то сейчас, в наш век бурного развития технологий, на рынке представлено множество выгодных предложений от различных телекоммуникационных компаний.
Эксперты рекомендуют приобретать услуги связи в одной компании, сэкономив таким образом и на телефоне, и на Интернете. Например, подключая один телефонный номер и одновременно широкополосный доступ в Интернет в компании «ВолгаТелеком», вы заплатите всего 2500 рублей, а сэкономите 2300. Четыре телефонных номера в пакете с Интернетом обойдутся компании в 6500 рублей, а экономия при этом составит 5400 рублей.
К тому же, если ваша компания когда-то являлась клиентом «Волгателеком», вы претендуете на получение скидки на подключение телефона до 70 %.
Клиентам компании ОАО «ВолгаТелеком» не придется тратить тысячи рублей на подключение телефона, если вдруг они решат поменять офис. Подключение телефона обойдется им всего в 96 рублей. При этом, если вы переезжаете в пределах одного городского района (действия одной АТС), есть возможность сохранить прежний номер компании. А если ваш новый офис находится в другом районе, компания «ВолгаТелеком» установит на прежний телефон автоответчик, который сообщит клиентам ваш новый номер. И деньги, вложенные в рекламу, не пропадут зря, и найти вашу компанию будет гораздо проще.
Рассчетно-кассовое обслуживание
На сегодняшний день практически все российские банки предлагают специализированные пакеты услуг по расчетно-кассовому обслуживанию малого бизнеса. Как правило, такие банковские пакеты включают следующий стандартный набор услуг: открытие банковского счета, обслуживание банковского счета, зачисление и снятие денег, осуществление платежей, установка на Ваш компьютер системы «Клиент-Банк» или «ИнтернетБанкинг», открытие зарплатных счетов и прикрепленных к ним пластиковых карт.
Ваша задача — выбрать оптимальный пакет таких услуг. На что же стоит обратить внимание при рассмотрении данных пакетов в каждом конкретном банке? Прежде всего, на абонентскую плату (обычно взимается за пользование системой «Клиент-Банк» или «ИнтернетБанкинг») и на размер взимаемого банковского процента при снятии денег со счета или переводах в другие банки. Чем эти платежи меньше, тем лучше.
Кроме того, вас должна интересовать надежность самого банка. Выясните, как давно банк работает на российском рынке, сколько компаний и предприятий малого бизнеса обслуживаются в данном банке более трех лет, были ли какие-нибудь проблемы за все время существования данного банка и другую информацию, которая может помочь оценить надежность банка. В тяжелое для всех кризисное время некоторые банки были закрыты, не выдержав конкуренции. Поэтому второй фактор, на который стоит обратить внимание — конкурентоспособность банка. При выборе банка следует обратить внимание и на удобство расположения. Офисы банка должны быть расположены по всему городу, чтобы независимо от того, где будет располагаться ваш офис, вы могли быстро попасть в банк для совершения необходимых финансовых операций. Также необходимо учитывать, что в процессе развития Вашему предприятию может потребоваться кредит банка, который будет обслуживать его счет. Поэтому при выборе банка для расчетно-кассового обслуживания желательно обращать внимание и на эти возможности банка.
Аутсорсинг
Несмотря на то, что предприниматели по сути своей обладают высоким уровнем работоспособности, абсолютно все делать самому получится только на самых первых порах. Рано или поздно придется проверять на практике свои организаторские способности: нанять бухгалтера, уборщицу помещений, менеджера по продажам, секретаря. Ни для кого не секрет, что набрать штат работников – дело непростое, сопряженное со многими проблемами: необходимо создать и оборудовать рабочие места, юридически грамотно оформить работников, выплачивать налоги, социальные и страховые взносы, контролировать качество работы. А учитывая, что порой малый бизнес не предусматривает постоянных высоких оборотов, ваши работники могут периодически сидеть без дела, причем не по своей инициативе.
Всех этих проблем можно избежать, воспользовавшись аутсорсингом. Подбор персонала, обслуживание компьютеров, бухгалтерское сопровождение, внешнеэкономическая деятельность, маркетинг и реклама, юридические услуги, уборка помещений – все это далеко не полный перечень забот, которые можно переложить на плечи профессионалов. Если еще 10 лет назад аутсорсинг был в новинку и не пользовался большой популярностью, то сейчас все больше компаний, причем именно представителей малого и среднего бизнеса, отдают ему должное. И немудрено – именно предпринимателям подчас не под силу содержать большой штат, а экономить на персонале – значит заведомо признавать, что сотрудник будет выполнять свои обязанности неэффективно.
От того, насколько правильно построена система сопровождения бизнеса, зависит эффективная повседневная работа офиса. Чтобы вашему бизнесу не мешали мелочи, лучше тщательно спланировать, кто будет сопровождать его. Ведь если вдуматься, то сопровождать бизнес — значит быть попутчиком. Пусть вашим партнерам будет с вами по пути!