Управляемая бухгалтерия

Бухгалтерия – один из важнейших отделов в любой компании. Однако далеко не каждый начинающий руководитель знает, чем именно занимается этот отдел, как строится работа бухгалтерской службы. И в этом нет ничего удивительного: бухгалтерский и налоговый учет – довольно сложная наука, чтобы понять ее основные принципы, нужно потратить много времени, а чтобы знать в совершенстве, придется проработать бухгалтером не один год. С какими же проблемами приходится сталкиваться в управлении бухгалтерской службой?

Выбираем главбуха

Первый вопрос, возникающий перед начинающим руководителем – как выбрать из множества претендентов на должность главбуха действительно лучшего, не зная специфики бухучета и налогообложения? Конечно, можно просто довериться своей интуиции, отдать предпочтение кандидату с понравившейся внешностью либо руководствоваться записями в трудовой книжке соискателя. Но в таком случае не удивляйтесь, если в скором времени в учете появятся проблемы. Определить, несостоятельность бухгалтерии не так уж и сложно: например, если к вам пришла налоговая проверка и начислила внушительную сумму штрафов, или по отношению к вашей компании регулярно применяются штрафные санкции за несданную вовремя декларацию или позже срока уплаченные налоги.

Если у вас уже был главный бухгалтер, которому вы до сих пор доверяете, но он по какой-то причине увольняется, можете попросить его подобрать замену, протестировать претендентов.

Чтобы избежать серьезных последствий таких бухгалтерских ошибок, лучше привлечь стороннего консультанта – своего знакомого бухгалтера или специалиста консалтинговой фирмы. Другой вариант – отдать бухгалтерию на аутсорсинг специализированной фирме, имеющей надежную репутацию.

Контролируем деятельность бухгалтерии

Первый этап пройден, главный бухгалтер приступил к своим обязанностям. Ни в коем случае не оставляйте деятельность своей бухгалтерии без регулярного контроля со своей стороны. Для этого руководитель должен иметь представление о том, какие налоги и в какие сроки должны быть уплачены. Любая платежная документация должна проходить через ваши руки, тогда вы сможете проверить, не опаздывает ли бухгалтерия с налоговыми отчислениями.

Пусть главбух еженедельно представляет вам отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности. Ваша осведомленность в вопросах бухучета и налогообложения будет для него отличным стимулом работать качественнее. В то время как бесконтрольность демотивирует сотрудников, дает возможность пренебрегать своими служебными обязанностями.

Если у вас появились хотя бы малейшие подозрения в честности бухгалтера или в его профпригодности – спешите заказать аудиторскую проверку.

Врезка: Аудиторская деятельность – это предпринимательская деятельность аудиторов (или аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также оказанию других аудиторских услуг.

Наличие достоверной информации, предоставленной аудитором, позволяет руководителю объективно оценивать деятельность своей бухгалтерии. Это выйдет куда дешевле, чем уплата тех штрафов, которые насчитает вам налоговый инспектор.

Психология бухгалтера

Чтобы правильно выбрать нужного бухгалтера и затем с ним успешно работать, нужно иметь представление о психологических особенностях, накладываемых профессией на человека.

Со стороны работа бухгалтера выглядит монотонной, скучной и несложной. Но это не совсем так. Бухгалтер постоянно должен принимать рискованные решения. В большинстве случаев этот риск навязывают бухгалтеру как в своей организации, так и вне ее. Отсюда рождается страх – частый спутник жизни бухгалтера. Это относится и к тем, кто честно выполняет свой долг, не боится быть безработным, основательно изучил требования нормативных документов. Тем не менее, никогда не нервничать по поводу своей работы удается лишь немногим.

Раздражающим фактором является сам предмет деятельности бухгалтера: учет денежных средств и материальных ценностей. Заметим – чужих. Постоянно работая со значительными суммами, бухгалтер получает скромную, по сравнению с ними, зарплату. Удержаться от соблазна удается не всем, о чем свидетельствует уголовная хроника.

Многие бухгалтерские проблемы объяснимы постоянным противостоянием с другими сотрудниками. Типичным примером является учет затрат и калькуляция себестоимости. Есть норматив затрат, в который надо уложиться. Для бухгалтера важно, чтобы расходы не превышали установленных норм. Но для менеджеров важно совсем другое – чтобы технологический цикл производства и реализации дал запланированный результат. Перерасход нормативов (расходы на рекламу, легковой автотранспорт и т.п.) вызывает столкновение бухгалтера с администраторами. В редкой фирме не возникает конфликтов работников с бухгалтерией из-за оплаты и учета телефонных разговоров по мобильнику, закупок за наличные, отчетов по командировкам, оформления договоров и накладных, начислений и удержаний из зарплаты. У бухгалтера зачастую формируется мнение, что сослуживцы заняты только тем, как усложнить ему жизнь или, того хуже, – подставить под удар.

Следующий момент – бухгалтер работает не на самого себя, а на тех, для кого ведется учет. И тут сразу же возникает почва для нового конфликта. Прежде всего, это отношения между главным бухгалтером и руководителем организации. Расхождения во взглядах на экономическую целесообразность решений, принятых руководством, либо сомнения в законности требований начальства наносят основной удар по психике главного бухгалтера. Главный бухгалтер вправе не подписывать те документы, которые, как он считает, не являются законными. Тогда вся ответственность за противозаконные действия переходит на руководителя. Но бухгалтер естественно понимает, что его могут уволить и заменить менее «строптивым».

Помимо внутренних у бухгалтера возникают внешние отношения. Необходимо жить в мире и согласии с коллегами из организаций – дебиторов (чтобы вовремя получать с них деньги) и кредиторов (чтобы иногда отсрочить платежи). Еще нужнее поддерживать хорошие отношения с банковскими служащими и налоговыми инспекторами.

Бухгалтеру сегодня требуется не только знание учета, но и права – гражданского, трудового. Некоторые не готовы к этому, прежде всего психологически. Убежденность в том, что нормативные документы по самым важным вопросам отсутствуют или противоречат друг другу, а каждый новый нормативный акт создан, чтобы испортить бухгалтеру жизнь, для многих стала основой мировоззрения. В результате появляется страх новизны, ошибочно принимаемый за консерватизм, чувство беспомощного одиночества во враждебном мире.

Бухгалтерия по стандартам

Чтобы обезопасить себя от нервных срывов главбуха, рекомендуем руководителям максимально регламентировать деятельность бухгалтерии. И не важно, сколько человек в этом подразделении работает. Это сделает отдел более управляемым и избавит от ненужной неразберихи при смене главбуха. Ведь новый главный бухгалтер уже не будет устанавливать свои порядки, а будет действовать согласно принятой методике.

Стандарты можно разделить на три уровня: положение о системе бухгалтерского учета на предприятии, руководства по ведению бухучета и должностные инструкции.

Наиболее важным и общим является положение «О системе бухгалтерского учёта на предприятии», который формализует, прежде всего, методологическую работу бухгалтерии. Он устанавливает:

краткое описание и основные требования к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учёта;
описание главных принципов классификации и группировки объектов учёта;
список основных терминов и понятий, используемых в документах.

Руководства по ведению учета расписывают весь процесс ведения бухгалтерского учета. Их можно подразделить на две группы:

документы, в которых отражают способы формирования информации об объектах учета;
документы, в которых расписана организация функционирования финансовой службы предприятия.

Данные руководства представляют собой детальное практическое описание процессов, происходящих в учете и в самой бухгалтерии.

Вторая категория документов – руководства по организации учета. Документы этой группы должны раскрывать:

цели, задачи и функции бухгалтерской службы;
организационную структуру бухгалтерии;
порядок взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями компании;
правила документирования хозяйственных операций;
организацию документооборота, порядок хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета;
форма, порядок и периодичность отчета перед руководством.

Примерами положений по организации учета могут быть «Положение о бухгалтерской службе организации», «Положение об организации первичного учета», «Положение о документообороте» и т. д.

Должностные инструкции представляют собой документы, которые расписывают конкретные операции в работе бухгалтерских служб и персонала. Они регламентируют работу конкретных исполнителей. Инструкции можно подразделить на:

рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий для каждого исполнителя (например, «Инструкция по отражению в учете поступления и выбытия основных средств», «Инструкция по расчету амортизационных отчислений» и т. д.);
должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы.

Имея набор подобных документов, и добившись беспрекословного их выполнения (на этом пункте хотелось бы сделать ударение), организация будет ограждена от некомпетентности персонала. Ведь многие, иногда даже очень профессиональные сотрудники, лишены способности самоорганизации. Организовать их – задача руководства. Поэтому, если для составления таких документов у вас не хватает времени и желания – обратитесь к специалистам. Предоставив своему главбуху исчерпывающий алгоритм действий, вы ограждаете себя и свою фирму от последствий некачественного ведения учета.