Автоматизированный бизнес
Степень автоматизации бизнес-процессов для каждой конкретной компании различна. Чем больше организация, чем больше ее торговый или производственный оборот, тем более существенную пользу приносит «покрытие автоматизацией». Каковы же потребности в автоматизации у компаний среднего и малого бизнеса (СМБ), и какие IT-решения они внедряют?
Общими признаками для компании, относящейся к сектору малого и среднего бизнеса, являются небольшие IT-бюджеты, малочисленные IT-отделы, чувствительность к ценам на программное обеспечение и услуги, а также нежелание и невозможность рисковать. Задачи же игроков СМБ по своему разнообразию не уступают задачам, стоящим перед крупными компаниями. На сегодняшний день практически каждый индивидуальный предприниматель, даже работающий в одиночку, так или иначе, использует компьютер: выписать бухгалтерские документы, посчитать приход-расход, а то и проанализировать свою деятельность за отчетный период. Затраты, связанные с автоматизацией, уже никем не считаются лишними, они нужны для повышения эффективности бизнеса и зарабатывания большего количества денег. Попробуем коротко обрисовать критерии выбора инструментов для автоматизации.
В первую очередь требуют автоматизации бухгалтерия и управление финансами, поскольку это основа любого бизнеса. Но автоматизацию бухгалтерий можно было бы на сегодняшний день считать и вовсе завершенной, если бы не динамическое развитие российского рынка. В результате требования, которые выдвигает бизнес, неуклонно растут и изменяются. И главная задача на сегодня для разработчиков ПО для бухгалтерии – повысить скорость генерации отчетов. Большой объем информации и бухгалтерского документооброта тормозит обработку данных.
Не менее важная задача – организовать работу тех структур бухгалтерии, которые обеспечивают необходимую скорость и надежность получения информации. Бухгалтерская система должна представлять собой прикладной продукт, который будет интегрироваться с общей системой автоматизации предприятия. Это, по сути, наведение порядка в информационных потоках и бизнес-процессах предприятия. Использование IT для решения именно управленческих задач, таких как управление проектами, логистическими процессами. Это уже качественно более высокий уровень. Многие предприятия СМБ готовы к этому шагу.
комментарий эксперта
Дмитрий Малюгин, директор компании «Корпоративные информационные технологии»:
- 22 сентября губернатор пермского края Олег Чиркунов написал в своем блоге: «Жизнь изменилась: находясь в Казани, разбираю документы в Перми…»
Жизнь действительно изменилась. Любая организация, компания, предприятие могут перевести свои внутренние процессы согласования действий в корпоративную информационную систему (корпоративный портал). При этом сотрудники получают возможность участвовать в рабочих процессах, находясь в любой точке мира. Важно то, что все мнения, резолюции, комментарии в такой системе фиксируются письменно.
Рискну предположить, что большинству компаний не нужны отдельные программы для управления проектами, документами, договорами, клиентами, процессами и т.п. Программ много, а компания одна. Нужны не программы, а решение – общий подход ко всем «управлениям». Надо направлять усилия на создание общей информационной сети предприятия. Нужно дать сотрудникам средства для удобного взаимодействия друг с другом, для управления задачами и доступом к информации
Таким решением может стать общая корпоративная система, охватывающая все подразделения предприятия. Система, которая позволяет организации не просто «дышать», но дышать в общем определенном ритме, помогающая сотрудникам взаимодействовать друг с другом, управлять задачами и доступом к информации.
В этом году наша компания выпустила продукт «Кинт: Управление делами», на днях он получил сертификат «1С:Совместимо» для платформы «1С:Предприятие 8.2».
Основное назначение продукта – создать информационную среду взаимодействия сотрудников компании, общее рабочее пространство. На всех этапах его разработки мы использовали портал для организации собственной деятельности.
На собственном опыте мы убедились, что система помогает оперативно решать текущие вопросы: проводить согласования и утверждения, фиксировать задачи, обсуждать, планировать, оценивать, писать отчеты и заявления, уведомлять о событиях, вести клиентскую базу, договоры, оформлять корреспонденцию, печатать документы, хранить файлы и так далее.
Внедрив портал «Управление делами» в своей организации, ее руководитель согласится с губернатором – жизнь действительно изменилась!
Что же предлагают поставщики решений для сектора СМБ?
Планирование производства и
производственный учет, автоматизация складской деятельности – степень
необходимости автоматизации этих областей деятельности лишь немного уступает
управлению финансами. И далее за ними, также с небольшим отрывом, идут такие
задачи, как планирование и бюджетирование.
Еще одна область, в которой примененяются IT-системы – это управление документами и совместная работа пользователей.
Менее важно, но все-таки в некоторой степени пользуется спросом у СМР управление продажами и взаимоотношениями с клиентами, что традиционно было характерно только для крупных компаний рынка. Причем речь здесь идет о комплексных решениях, позволяющих, в том числе, решать и эти задачи. Также растет спрос на такие модули, как оценка персонала, управление обучением, рекрутингом и т. д., что объясняется появившейся тенденцией усиления борьбы за квалифицированные кадры.
комментарий эксперта
Николай Пушин, заместитель директора ООО «Лаборатория-33»:
Сложная, многофункциональная программа может как послужить стимулом развития, так и остановить бизнес. Поэтому к выбору программного обеспечения нужно подходить очень внимательно. Поставив двигатель от «Феррари» на отечественную «десятку», ее хозяин рискует вовсе лишиться машины.
Однако в развитии любой компании наступает момент, когда потребности перерастают в необходимость расширить возможности учетной системы.
Если на предприятии успешно работает учетная система (например, типовая конфигурация 1С), выход – в использовании подсистем, которые, не затрагивая основной функционал и не требуя дополнительных трудозатрат, открывают новые возможности. Не нужен перенос данных, требующий вложений времени и средств. Пример подобных дополнений – разработанные в нашей компании подсистемы «Аналитические показатели и анализ чувствительности», «Регистры правил» и «СКАТ-Интегратор».
В другом случае, предприятие «вырастает» из типовой учетной системы, круг задач расширяется, и требуется коренное изменение системы автоматизации. В этой ситуации более приемлемое решение – готовая комплексная система с расширенными функциями и возможностью гибкой донастройки. Пример такого решения - конфигурация «СКАТ-профессионал» для 1С:Предприятие 8, разработанная нашими специалистами.
Кроме того, важно осознание того, что «автоматизация ради автоматизации» – это впустую потраченное время и средства. Отсутствие осознания цели может обойтись очень дорого. Немаловажно также до начала внедрения навести порядок в учете, чтобы не пришлось "автоматизировать хаос".
Готовность к автоматизации
Насколько средние и малые компании готовы к комплексным проектам по автоматизации бизнес-процессов? Распространенная точка зрения такова: для 90% российских предприятий среднего бизнеса большинство систем пока не подходят. Во-первых, менеджмент в компаниях, которые внедряют единое информационное пространство, должен быть очень сильным, должны быть четко прописаны бизнес-процессы. У менеджмента должна быть культура ведения бизнеса, опирающаяся на аналитические данные, а не на интуицию, как это постоянно происходит в России. Хотя все больше средних предприятий уже склоняются в сторону комплексной автоматизации, понимая все выгоды от ее внедрения (в том числе и финансовые).
Малые предприятия почти на 100% не готовы к использованию управленческого ПО. Им по-прежнему нужен только учет.
Главное обстоятельство, сдерживающее внедрение автоматизации бизнес-процессов в секторе СМБ – высокий удельный вес оборотных средств, которые, будучи потраченными на приобретение комплексной информационной системы, оказываются изъятыми из оборота на неопределенный срок. Компаниям проще идти путем интеграции приложений, что и экономически, и технологически оправданно. Также очевидно, что существует ряд областей, в особенности в малом бизнесе, где достаточно обойтись стандартными офисными средствами автоматизации.
Вторая причина – это низкая культура ведения бизнеса. В отличие от крупного бизнеса в СМБ-секторе руководители предприятий пока недопонимают возможности информационных технологий и их роль в управлении бизнесом. А ведь потребность появляется тогда, когда она становится осознанной. Культура использования аналитических данных для принятия решений действительно нужна, но на практике мы видим это далеко не всегда. Зачастую руководители предприятий не понимают оперативные аналитические отчеты и оперируют такими привычными объектами, как текущие остатки и т. п.
И третья причина – недостаточный уровень подготовки специалистов. Ведь для эффективной работы с информационной системой нужен не просто IT-специалист, а специалист, который разбирается как в бизнесе, так и в системе, инструменте управления бизнесом.
Критерии выбора инструментов
Наши эксперты считают, что наибольшее значение сектор малого бизнеса придает цене вопроса и функциональности программного обеспечения. На втором и третьем месте идут критерии простоты и скорости реализации проекта и возможности доработки и расширения функционала системы. Здесь, однако, есть существенный нюанс: критерий выбора зависит от того, первый ли раз выбирается система.
Для средних предприятий один из ключевых критериев выбора – возможность решения всех важных задач средствами одной единой системы. Лоскутная автоматизация означает проведение интеграции большого количества локальных программ. А это влечет за собой много негативных последствий: растет сложность проекта, увеличиваются сроки и стоимость его выполнения, уменьшается быстродействие системы, существенно увеличиваются затраты предприятия на поддержание полученной системы в работоспособном состоянии. Такой подход для компаний среднего бизнеса неприемлем.
комментарий эксперта
Алексей Будин, генеральный директор ООО «Элевайз»:
Поставщики решений для сектора СМБ в качестве решений по управлению бизнесом сейчас активно предлагают различные Учётные системы, Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM системы), Системы электронного документооборота, Интернет-порталы (веб-сайт с различными интерактивными сервисами), Управление проектами, Управление задачами (оперативное управление), Управление бизнес-процессами (BPM системы).
Кроме того, существует множество специализированных решений для различных отраслей бизнеса, решающих специфические задачи данных отраслей.
На нашем рынке представлены информационные системы зарубежных разработчиков и отечественных разработчиков, но стоимость зарубежных систем, как правило, на порядок выше отечественных. А так как вопрос стоимости информационной системы для сектора СМБ является очень важным, отечественные разработчики создают значительную конкуренцию зарубежным.
В секторе СМБ поставщики решений, как правило, предлагают недорогие корпоративные комплексные решения различных задач бизнеса, глубина проработки функциональности данных решений достаточная для СМБ, к тому же предприятия СМБ склонны решать одной информационной системой сразу несколько своих задач, что экономит средства и время при покупке и внедрении системы. Также данные решения информационных систем ориентированы на возможность быстрого запуска в работу с минимальной предварительной настройкой и небольшую стоимость поддержки в дальнейшей работе.
Сейчас на рынке можно найти отечественные решения для СМБ включающие в себя Управление задачами, Электронный документооборот, Управление взаимоотношениями с клиентами, Управление бизнес-процессами, и всё это в рамках одной информационной системы; к тому же данные ИС поддерживают различные механизмы интеграции с другими информационными системами для создания единого информационного пространства в организации.
Вот почему им столь важно иметь некую единую платформу, которая позволила бы превратить фрагментарную автоматизацию в комплексную, не прибегая к дорогостоящим единовременным приобретениям. В таком случае можно постепенно осуществлять модернизацию информационной системы, приобретая прикладные программы с нужной функциональностью.
Безусловно, малому и среднему бизнесу нужны готовые и очень простые в эксплуатации решения. Но существуют некоторые очень узкие области, где только специализированное решение может учесть все специфические бизнес-процессы заказчика. Именно поэтому востребовано направление, позволяющее при помощи некоего конструктора легко осуществлять нужную настройку системы в соответствии с теми бизнес-процессами, которые лежат в основе деятельности заказчика.
Таким образом, однозначно ответить на вопрос о дальнейшем развитии инструментов для автоматизации бизнес-процессов нельзя. Вероятнее всего на СМБ-рынке будут востребованы как стандартные решения, так и бизнес-конструкторы. Для деятельности предприятия, которая легко поддается типизации и стандартизации, будут разработаны готовые решения. Это выгодно и производителю, у которого уменьшаются затраты при внедрении, и заказчику, у которого также уменьшаются затраты на внедрение, а кроме того, в системе уже учтен опыт других предприятий. Но всегда останутся задачи, уникальные для предприятий, даже работающих в одной отрасли.