Аутсорсинг по-русски

Аутсорсинг у многих наших соотечественников вызывает скорее негативную реакцию. Все новое воспринимается в России тяжело. Бурные события последних 30 лет заставили россиян искренне полюбить стабильность. Лучше работать по старинке, считаем мы. Тише едешь – дальше будешь, старый друг лучше новых двух и так далее.

Большое влияние на медленное развитие аутсорсинга оказывает стремление русского человека проявить смекалку и «подковать блоху». О каком аутсорсинге может идти речь, если большинство русских мужчин ни за что не вызовут сантехника, чтоб заменить, например, смеситель? Однако применима ли такая позиция, когда дело касается бизнеса – другой вопрос.

Так ли нова идея передачи функций на обслуживание?

Конечно, можно вернуться к тем временам, когда крестьянская семья могла при желании вообще обойтись без внешних товарно-денежных отношений: мясо, молоко, хлеб, овощи, ткани, стройматериалы – все производилось для собственного пользования. Однако если утром вы не доите корову, чтобы сделать себе капучино, то наверняка согласитесь с тем, что идея специализации вполне разумна. Следовательно, аутсорсинг – всего лишь закономерная часть общемирового процесса структурирования общества.

Нельзя судить о нем однозначно, утверждая, что это несомненное благо или, напротив, лишние хлопоты. И в классической модели работы предприятия, и в западной, предусматривающей оптимизацию ресурсов, есть множество плюсов и минусов.

На сегодняшний момент мы можем говорить о том, что медленно, преодолевая недоверие, аутсорсинг завоевывает симпатии российских предпринимателей. Чаще всего на аутсорсинг передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учета, обеспечение функционирования офиса, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от англ. «outsourcing») и дословно переводится как «использование чужих ресурсов». Иными словами, аутсорсинг – это передача на договорной основе непрофильных функций другим организациям, которые специализируются в конкретной области и обладают соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами. Таким образом, аутсорсинг – это стратегия управления, которая позволяет оптимизировать функционирование организации за счет сосредоточения деятельности на главном направлении.

Какие функции можно передать по договору аутсорсинга?

Различают аутсорсинг информационных технологий (IT-аутсорсинг), аутсорсинг бизнес-процессов (АБП), производственный аутсорсинг и аутсорсинг персонала.

IT-аутсорсинг – это передача на обслуживание специализированным организациям информационных систем (например, техническая поддержка; поддержка и обслуживание корпоративной почтовой системы, web-сервера и сайта; хостинг; защита информации; администрирование компьютерных сетей; разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных программных продуктов и т. д.).

Аутсорсинг бизнес-процессов – передача компании, оказывающей услуги аутсорсинга (аутсорсеру), функций тех или иных отделов, не являющихся для организации основными. Например, бухгалтерский учет и аудит, реклама, управление персоналом, логистика, транспорт, уборка офиса или охрана.

Одним из направлений аутсорсинга бизнес-процессов является аутсорсинг кадров, который включает не только сотрудничество с кадровым агентством в области подбора персонала. Здесь имеется в виду, что предприятие-аутсорсер оформляет сотрудника у себя и становится его фактическим работодателем (начисляет ему заработную плату, рассчитывает налоги, оформляет больничные, компенсации, следит за выполнением трудового законодательства, соблюдением норм охраны труда), то есть берет на себя функции кадровой службы и бухгалтерии предприятия.

Наиболее востребована такая разновидность аутсорсинга, как аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета. Аутсорсеры предлагают свои услуги в области постановки, ведения, восстановления бухгалтерского и налогового учета, составления отчетности, ведения дел с налоговыми инспекциями вплоть до судебных разбирательств с привлечением юристов-аутсорсеров.

Производственный аутсорсинг подразумевает, что компания отдает во внешнее управление часть своей производственной цепочки или даже весь производственный цикл. Возможен вариант продажи своих подразделений и дальнейшее взаимодействие с ними в рамках аутсорсинга. Например, предприятие занимается проектированием, сборкой, контролем и реализацией продукции. Все промежуточные звенья производственного цикла отданы сторонним предприятиям.

Одной из разновидностей аутсорсинга является аутсорсинг (лизинг) персонала или другими словами – аутстаффинг. Суть его заключается в следующем: сторонняя компания предоставляет заказчику специалистов для участия в производственном процессе. При этом организация, предоставляющая персонал, не принимает на себя обязательств по оказанию каких-либо услуг. Единственной ее обязанностью является предоставление квалифицированного персонала. Она начисляет этим работникам заработную плату, осуществляет налоговые платежи, начисляет больничные, пособия и т.п. В случае увольнения, болезни или отпуска сотрудника заказчику гарантируется его замена. Чаще всего к таким схемам обращаются для создания проектной команды на небольшие сроки для сокращения расходов на поиск персонала.

В Российском законодательстве нет такого правового института, как «аутстаффинг» или лизинг персонала. Но здесь работает правило: разрешено то, что не запрещено. Гражданский кодекс не запрещает заключать договора, им не предусмотренные. Отсутствие специального правового регулирования этого института означает, что договор об аутстаффинге должен быть детально проработан. Иначе компания может столкнуться с неприятными последствиями. В юридическом смысле аутстаффинг – это услуга по предоставлению персонала для выполнения им определенной деятельности в пользу организации-заказчика.

Аутсорсинг можно признать целесообразным только при соблюдении следующих условий:

функция не относиться к основному бизнесу организации;
функция имеет четкие критерии оценки качества;
функция может быть передана безболезненно для организации;
самостоятельная реализация данной функции не достаточно качественна или слишком дорога;
функция не требует большого количества взаимодействий.

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, аутсорсинг скорее принесет больше вреда, чем пользы.

Пример правильного использования аутсорсинга – услуги по хостингу сайта организации, так как:

1) это не основной бизнес;

2) мы сравнительно легко можем оценить время отклика сайта и время простоя;

3) мы легко можем сменить хостера;

4) организовать минимально качественный хостинг (помещение с кондиционированием, бесперебойное питание, основной и резервный сервер, основной и резервный Интернет канал, круглосуточная техподдержка) очень дорого и сложно.

5) взаимодействие минимально (дистанционно обновляем сайт, иногда общаемся по техническим вопросам).

Примером неудачного применения аутсорсинга может служить следующий пример. Крупный холдинг, имеющий несколько производственных центров в разных городах, принял решение вывести на аутсорсинг процессы по проведению ремонта и техническому обслуживанию основного производства. Была создана компания — единый центр технического обслуживания и ремонтов. Сотрудниками холдинга была проведена экспресс-оценка перспектив аутсорсинга. Однако в ходе деятельности уже в первый год расходы на выполнение ремонтов выросли на 10%, а во второй — еще на 5%. Экспертиза показала, что в проведенных расчетах не были учтены косвенные расходы созданной компании и затраты ранее, списываемые на большую компанию. Кроме того, отсутствовал анализ рынка аутсорсинга по некоторым уникальным видам работ, переданным в компанию, и, как следствие, стоимость диктовалась поставщиком аутсорсинговых работ.

Практика выведения процессов на аутсорсинг показывает, что ожидания относительно сокращения затрат не всегда сбываются.

Если вы все-таки решили воспользоваться услугами аутсорсинговой фирмы, надо четко оговорить, какие именно услуги и в каком объеме будут оказывать вам аутсортеры. Что будет происходить, если объем работ изменится по независящим от вас причинам, — например, увеличится или уменьшится оборот компании, изменится штат компании, откроется дополнительный офис или торговая точка? Иначе вы можете оказаться в ситуации, когда заключив договор аутсорсинга с приемлемой для вас стоимостью, через месяц окажетесь перед необходимостью оплачивать дополнительные работы совсем по другим расценкам. И обязательно обратите внимание на то обстоятельство, готова ли аутсорсинговая компания принять на себя ответственность за свою деятельность. Крупные аутсорсинговые компании осуществляют страхование своей деятельности, что помогает в случае возникновения проблем, например, с налоговыми органами. Однако это увеличивает стоимость аутсорсинговых услуг, но зато позволит «разделить» ваши риски с аутсортерами.